Auch wenn Microsoft 365 mit seinem breiten Funktionsumfang, der Integration von Office‑Anwendungen, Cloud‑Speicher, Kollaborationstools und mehr überzeugt, suchen viele Unternehmen gezielt nach Alternativen. Die Gründe sind vielfältig: das Abo‑Modell, vergleichsweise hohe Kosten, Anforderungen an Datensouveränität oder schlicht der Wunsch nach schlankeren Lösungen für ein kleines Team. Eine gute Alternative muss daher nicht nur Kosten senken, sondern wirklich zu den Anforderungen Ihrer Organisation passen. Wir haben uns einmal mit dem Thema auseinander gesetzt.
Entscheidend sind folgende Kriterien
1. Funktionsumfang & Zusammenarbeit
Wenn eine Alternative zu Microsoft 365 in Betracht kommt, sollte sie mindestens die wesentlichen Funktionen abdecken: Bearbeitung von Texten, Tabellen, Präsentationen, gemeinsames Arbeiten in Echtzeit, E‑Mail, Kalender und Speicherung. Die Zusammenarbeit und Versionierung müssen reibungslos funktionieren, sonst drohen Brüche im Workflow.
2. Kompatibilität mit Dateiformaten
Ein wichtiger Aspekt, der leicht übersehen wird: Ihre Lösung muss Dokumente erzeugen, öffnen und bearbeiten können, die auch mit Microsoft‑Office‑Dateiformaten (DOCX, XLSX, PPTX) problemlos funktionieren. Unternehmen arbeiten oft mit Partnern oder Kunden, die Microsoft‑Office nutzen, daher ist Daten und Formatkompatibilität entscheidend für reibungslosen Austausch.
3. Datenschutz & DSGVO‑Konformität
Gerade in Deutschland und Europa wächst der Fokus auf Datenschutz, Datensouveränität und Hosting in sicheren Rechenzentren. Eine Lösung, die keine ausreichenden Garantien bietet, kann später rechtliche oder operative Risiken bergen. Daher sollten Hosting‑Standorte, Verschlüsselung, Benutzer‑ und Rechteverwaltung sowie interne Prozesse bei der Auswahl berücksichtigt werden.
Überblick über interessante Alternativen
- Google Workspace: Eine vollwertige Suite mit E‑Mail, Drive, Office‑Anwendungen, kollaborativer Bearbeitung und hoher Skalierbarkeit. Ideal für Unternehmen, die bereits Google‑Dienste nutzen. Der Nachteil: Hosting in den USA kann datenschutzrechtlich komplex sein.
- OnlyOffice: Eine Open‑Source‑Lösung mit hoher Kompatibilität zu MS‑Office‑Dateiformaten, gut in Self‑Hosting oder als Teil einer Cloud‑Lösung einsetzbar. Vorteil: volle Kontrolle über Daten. Nachteil: Funktionsumfang und Performance bei größeren Teams können begrenzt sein.
- OX App Suite: Ausstattung mit Mail, Kalender, Office‑Komponenten und Speicher – mit europäischer Ausrichtung und klarer Datenschutzstruktur. Umstellung und Lernkurve können höher sein.
- LibreOffice / OpenOffice: Kostenlose Freemium‑Lösung für Einzelanwender oder kleine Teams. Vorteil: keine Lizenzkosten. Nachteil: Kollaboration in Echtzeit und Cloud‑Funktionen nur eingeschränkt.
- … und weitere Lösungen, je nach Architektur, Anforderungen und Budget.
Empfehlung: Wie treffen Sie die richtige Wahl?
- Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Anforderungen: Wie viele Mitarbeiter? Welche Anwendungen nutzen sie? Welche Workflows sind kritisch?
- Prüfen Sie, ob eine Alternative Ihre wichtigsten Use‑Cases abdeckt, insbesondere Format‑ und Austauschkompatibilität, gemeinsame Bearbeitung, Mobil und Fernzugriff.
- Achten Sie auf die langfristige Nutzung: Sie wählen eine Lösung, die Sie oft über Jahre verwenden, eine kurzsichtige Entscheidung kann später teuer werden.
- Planen Sie eine Testphase: Nutzen Sie Pilotgruppen, testen Sie Dokumentenaustausch mit Partnern, prüfen Sie Ladezeiten, Betrieb und Support.
- Behalten Sie Kosten vs. Nutzen‑Betrachtung im Blick: Lizenzkosten sind nur ein Teil; Migration, Schulung, Integrationen und Support spielen ebenfalls mit.
Unser abschließendes Urteil
Die Suche nach der richtigen Alternative zu Microsoft 365 ist keine Frage schwacher Wahl, im Gegenteil: Wer genau hinsieht, kann viel gewinnen. Es geht nicht nur darum, eine günstigere Lizenz zu nutzen, sondern eine Lösung zu finden, die besser zu den eigenen Anforderungen passt, unabhängig von Marktführern. Wenn Sie eine Alternative wählen, die Kompatibilität, Kollaboration, Datenschutz und Bedienung berücksichtigt, dann machen Sie nicht einfach einen Wechsel, sondern setzen ein strategisches Signal: Sie gestalten Ihre Arbeitswelt selbst, und nicht für die Software. Und das aus unserer Sicht ist ein echter Gewinn.
